Наша компания занимается предоставлением архивных услуг, в числе которых – уничтожение документов. Деятельность любого предприятия, фирмы, организации связана с наличием огромного числа документов. Бланки, отчеты, договора, пресс-релизы скапливаются в архиве. Для документов существует понятие «срок хранения», по окончании которого они должны быть ликвидированы. Процедура уничтожения документов регламентируется законодательством РФ в части ведения документа оборота, поэтому утилизация документов с истекшим сроком давности является обязательной для всех предприятий. Несоблюдение законов ведения документооборота влечет наложение штрафных санкций. Но нельзя просто взять и избавиться от просроченных документов, отправив их в мусор. Информация, содержащаяся в них и не актуальная для фирмы, может быть успешно использована конкурентами. Своевременное уничтожение архивных документов позволяет легче ориентироваться в архиве предприятия и осуществлять их поиск, а также увеличивает свободную площадь в помещении. Существует определенная процедура утилизации, которая в тонкостях известна компаниям, профессионально предоставляющим архивные услуги. Обратиться в такую компанию означает иметь полную уверенность в том, что уничтожение конфиденциальных документов пройдет:
- безопасно;
- с соблюдением коммерческой тайны;
- без ущерба для окружающей среды;
- с соблюдением законом и надлежащим документальным оформлением.
Порядок и способы уничтожения документов
После работы экспертной комиссии, которая создается на предприятии для определения ценности документов архива и составления описи дел, подлежащих уничтожению, определяются документы, которые следует утилизировать. Опись должна быть заверена руководителем предприятия. Далее встает вопрос о способе утилизации, и с этого момента руководитель может не беспокоиться, обратившись в специализированную компанию. Специалисты помогут вам выбрать оптимальные средства уничтожения документов. Наиболее известны:
- уничтожение документов шредированием;
- утилизация сжиганием;
- ликвидация с использованием химической обработки;
- закапывание.
Каждый вариант имеет преимущества и недостатки, и отличается по стоимости.
Использование шредера достаточно надежно, экологически безопасно и недорого. Есть возможность самостоятельно уничтожать документы шредером или пользоваться услугами фирмы. В первом случае речь идет о поэтапном шредировании небольшими партиями. В некоторых компаниях уничтожение документов шредером внесено во внутренний регламент. Однако мощный шредер, способный утилизировать большое количество документов стоит дорого, и не каждая компания может приобрести его в собственность.. Такой шредер должен стоять в отдельном помещении. В случае наличия большого количества документов, подлежащих уничтожению, лучше воспользоваться услугами специалистов. Документы складируются в коробки, вывозятся. И фирма гарантирует конфиденциальность уничтожения, при котором может присутствовать представитель компании- заказчика.
Преимущества сжигания – в простоте и доступности метода. Серьезные недостатки:
- неполное сгорание плотных стопок;
- длительное время ликвидации;
- необходимость специального помещения и риск загрязнения окружающей среды.
Химический способ утилизации предполагает обработку бумаг реактивами, в результате которой происходит их размягчение, превращение в массу, с которой невозможно снять информацию. Его используют, если требуется уничтожение секретных документов, после шредирования. Это эффективный, но дорогостоящий метод. Он оправдан в случае особой ценности уничтожаемой информации.
Закапывание документов уже является историей архивных услуг. Этот способ уничтожения не гарантирует использование документов заинтересованными лицами, как и полного уничтожения информации, зависящего от климатических условий и фактора времени.
Наша компания проводит полное документальное оформление уничтожения документов и макулатуры. Ликвидация документов производится на нашей территории, и по ее окончании заказчику выдается акт об уничтожении бухгалтерских документов, оформленный по всем правилам. Утилизация производится в строгом соответствии с описью, предоставленной комиссией по оценке, о которой говорилось ранее. Передача документов на утилизацию производится с оформлением приемо-сдаточной накладной. Специалисты нашей компании четко отслеживают любые изменения в законодательстве РФ, касающиеся уничтожения документов и гарантируют качество своих услуг.
