Организация с налаженным делопроизводством становится обладателем массы бумаг. Скапливаются документы отчетности, записки, договора, бланочная продукция – вся информация имеет должный срок годности и со временем устаревает. В зависимости от типа, документы передаются в архив, где должны сохраняться в течение положенного срока: временно или постоянно.
Но есть и прочие бумаги, ценность которых зависит от политики компании, ее внутреннего обустройства. И их зачастую выкидывают, без должного внимания к утилизации. Такая процедура грозит массой неприятностей. Предварительная оценка, экспертиза важности требуется перед процессом утилизации документации любого порядка.
Вне зависимости от причин уничтожения, оценка проводится при участии 2-3 и более человек, это требуется для воспрепятствования удаления нужных бумаг. В комиссию могут входить руководители предприятия, отделов, ответственные по подразделениям. Не стоит забывать об оформлении актов с указанием причины истребления, в противном случае проверка может выявить нарушения и выписать штраф.
Причины утилизации:
- Защита от кражи информации конкурентами, сотрудниками фирмы;
- Утрата ценности для предприятия;
- Дефекты, повреждения;
- Обнаружение отчетов и других бланков с повторяющейся информацией;
- Форс-мажорные обстоятельства.
Итак, решение принято, но как истреблять? Просто выбросить нельзя, порвать на мелкие кусочки – тоже, любой формуляр может быть восстановлен. Следует обратиться в компанию, которая профессионально и быстро утилизирует документы без возможности последующего восстановления. Уничтожение должно осуществляться только у доверенных лиц, которые обладают средствами для осуществления процесса. В противном случае легко получить неприятный сюрприз в виде разглашения коммерческой тайны, списков партнеров и прочих подробностей деятельности компании.
Следует помнить, что бланки и формуляры, закрепленные в Перечне нормативов, соответствующих законодательных актов передавать на утилизацию категорически запрещено.
Звоните + 7 (960) 615-33-35. ООО «Вега» - это полный комплекс оказания услуг со 100% надежностью. Профессиональный подход к работе, четкость и исполнительность, знание нормативов и соблюдение законов – явные плюсы в пользу выбора нашей компании.
