Переработка архивов

Переработка архивовДеятельность любой организации, будь то частная фирма или государственное учреждение, обязательно связана с круговоротом достаточно большого объёма документации различного уровня важности. Лишь незначительная часть всех документов (порядка 5-7%) подлежит обязательному хранению. Эти документы составляют архив учреждения, причём, сроки хранения различной документации регламентированы Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации». В статье 17-й этого закона говорится о том, что каждая компания берёт на себя обязанность сохранять все документы в полном соответствии со сроками их хранения. А по срокам хранения документы делятся на временные, долговременные, постоянного хранения и до замены новыми. Все остальные документы, к которым относятся и текущие документы, не подлежащие хранению, и документы с истёкшим сроком хранения подлежат уничтожению. Грубо говоря, документы становятся самой обыкновенной макулатурой. Но это не значит, что можно избавиться от ставших ненужными документов самым примитивным способом. Любая уважающая себя компания не станет пользоваться для уничтожения даже текущих документов мусорными корзинами, так как этот способ может повлечь за собой утечку конфиденциальной информации со всеми вытекающими из этого последствиями. Да и официально документ будет числиться действительным, пока не составлен и не подписан акт об уничтожении.

В конечном итоге утилизации подлежат и текущие бумаги типа списков сотрудников или черновиков договоров и соглашений, и архивные документы, у которых закончился срок их хранения. Современные способы утилизации архивов достаточно надёжны и предполагают разные варианты уничтожения бумаг. Это и сжигание, для которого необходимо специальное оборудование, чтобы исключить неполное сгорание. Это и химическая обработка, которая используется достаточно редко из-за высокой стоимости услуги и применяется, в основном, для уничтожения особо важных документов. И наиболее приемлемый на сегодняшний день и с точки зрения удобства, и с экологической точки зрения, способ шредирования, или разрезания бумаги на мелкие части. Причём шредеры различаются по степени секретности.

Как правило, при накоплении определённого количества документации, в организациях создаются специальные экспертные комиссии, в задачу которых входит определение порядка уничтожения документов. Эти комиссии занимаются также организацией экспертизы ценности документов. В состав таких комиссий входит, как правило, кто-то из руководства организации, работники структурных подразделений, а также могут быть представители архивных учреждений. После завершения работы комиссии документы в специальных контейнерах отправляют на утилизацию.

Вопросами уничтожения архивов успешно занимаются специализированные компании, которые предложат весь спектр услуг по обработке, составлению актов, проведении экспертизы, если в этом возникнет необходимость, и последующем уничтожении документов.


+7 (909) 964-08-35